Bom, o artigo não teria graça sem o meu relato "oficioso", afinal de contas muita gente gosta de saber o que acontece nos bastidores dos projetos e eventos.
Desde 2004, quando realizamos o
primeiro encontro do VOL, tinha o sonho de organizar um evento do site, com direito a ciclo de palestras e tudo mais. O problema é que nunca tive logística disponível. Para organizar um evento a primeira barreira é o local, ou você paga caro pelo aluguel de espaço ou consegue alguma parceria. Depois disso começa a maratona!
No dia 26 de janeiro do presente ano recebi um contato do
Instituto Infnet, que me ofereceu toda a infra-estrutura para a realização do projeto. O único problema era o deadline do evento, eu teria SOMENTE 1 mês para criar o site do evento, reunir os palestrantes, abrir e gerenciar inscrições, rodar o material de gráfica, correr atrás de coffee break, filmagem, fotografia e coisitas a mais, e se contarmos que fevereiro é mês de carnaval, o prazo real seria de aproximadamente 3 semanas.
Como já faziam 6 anos que eu "imaginava" um evento do VOL, a definição de como seria o dia já estava na cabeça, bastou eu aproveitar o pouco tempo restante para pôr o que pretendia em prática.
Em 1 semana consegui lançar o site do
Projeto VOLCON, que é o pai do VOL DAY. Para quem não sabe do que se trata, eis uma breve explicação:
"VOLCON (Viva o
Linux Conference) é o projeto da comunidade Viva o Linux voltado para a organização e promoção de eventos de software livre.
Existem dois tipos de eventos promovidos pelo VOLCON, o principal, que ocorrerá uma vez por ano, sendo um fórum com duração mínima de dois dias e os "warm up" (eventos de aquecimento), também chamados de VOL DAY, que ocorrerão num único dia. "
Dia 06/02 foram abertas as chamadas de trabalho e inscrições para o primeiro VOL DAY. Em 1 semana conseguimos fechar a grade de programação, ponto para a proatividade dos membros do Viva o Linux, que prontamente se ofereceram a participar do evento enviando seus trabalhos. As inscrições permaneceram "mornas" até eu divulgar a grade de programação, que ocorreu no dia 16/02.
No dia 18/02 eu tive a ideia de, pela primeira vez na história do site, disparar um informativo para todos os membros cadastrados no site. Consequência: passei 5 dias (integrais :P) respondendo e-mails e no final deste período já não haviam mais vagas disponíveis para o evento.
Além dos 150 que preencheram as vagas, recebi outros 300 e-mails de interessados em comparecer que chegaram tarde (ou menos cedo!?). As vagas esgotaram faltando mais de 10 dias para o evento! Fora isso recebi centenas de e-mails de pessoas de outros estados cobrando uma edição do VOL DAY perto de sua cidade.
No decorrer de fevereiro praticamente respirei VOL DAY I. Dentre as tarefas a resolvidas posso citar:
- Layout (terceirizado) e criação do hotsite do evento;
- Contato com palestrantes;
- Gerenciamento de inscritos;
- Contatos e mais contatos com a pessoal da Infnet;
- Procura e negociação com patrocinadores;
- Produção de material promocional do evento: caneta, bloquinho, adesivo etc;
- Produção de banner em lona;
- Organização da grade de programação;
- Levantamento de hotéis próximos;
- Pesquisa de churrascaria para confraternização pós-evento (o que não ocorreu devido ao caos causado pela chuva torrencial na cidade);
- Criação, impressão e assinatura dos certificados;
- Contagem e verificação de camisetas para exposição (Juju meu amor, obrigado);
- Coffee break (valeu mamãe, salvou a pátria!)
- Fotografia (irmã Fravinha e cunhado Igão, nota 10)
- Filmagem (Jefinho zé menino, quebrou um galhão)
Cheguei ao Rio na véspera do evento, onde já me encontrei com o
Celso Goya, membro do VOL desde 2003 e que me ajudou e MUITO na data do evento.
Bom, a partir daí todos já sabem o que aconteceu, com tudo preparado, com a presença de palestrantes acima da média, participantes amantes do
GNU/Linux e com uma equipe organizadora que mais parecia uma família (sim, eram os meus familiares!), nada poderia ser diferente a um dia para ficar guardado na memória.
A história do Viva o Linux
A palestra de abertura do primeiro evento do VOL não poderia abordar outro tema se não o próprio VOL. Então como abertura resolvi, de forma comemorativa, contar a história do site, ou seja, como ele nasceu de algumas anotações em um arquivo texto para se tornar o projeto que é.
Para quem não viu ou deseja rever, abaixo um vídeo-reprise completo da palestra.
Infelizmente essa foi a única palestra do evento filmada integralmente.