As assinaturas digitais constituem-se uma realidade cada vez mais presente. Quando o Brasil criou sua chave, desenvolvida no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, órgão vinculado ao ICB, finalmente permitiu que toda a máquina governamental brasileira, em todas as suas esferas de decisão; poder legislativo federal, estadual e municipal; autarquias, empresas oficiais, o judiciário como um todo, empresas particulares e cidadãos comuns pudessem trocar arquivos, realizar transações confiáveis e seguras com maior rapidez, colocando o Brasil definitivamente no cenário dos países globalizados.

Para que possamos utilizar o certificado digital temos que primeiro nos cadastrar numa Autoridade Certificadora, onde escolhemos o tipo de certificado que vamos usar. Os certificados poderão ser: A1, A2, A3, A4, S1, S2, S3, S4. O requisito segurança é relativo ao número do certificado, ou seja, A4 é mais seguro que A1. Certificados iniciados por A são para assinatura. Por S são para transações sigilosas. Depois de reservado o certificado é necessário estar presente em uma Autoridade de Registro determinada pela Autoridade Certificadora para a entrega dos documentos necessários que normalmente são: cópias xerox, que podem ser autenticadas, de CPF e/ou CNPJ, RG, fotos 3X4, quando não se tem a carteira de motorista no modelo atual com fotos coloridas, e um comprovante de residência bem atual, de no máximo de três meses.

Certificados tipo A1 são armazenados em computadores pessoais. A3 são armazenados em dispositivos físicos/eletrônicos de nome: token (similar em aparência a um pendrive) ou smart cards (parecem com cartões de crédito ), que necessitam de um dispositivo adicional que são leitores. Estes dispositivos eletrônicos são comprados, pagos e configurados no momento em que o comprador estiver na Autoridade de Registro.

Bem, então, qual o certificado que cada um de nos deve ter? Uma boa pergunta que deve ser respondida especificamente desta forma: Realizo transações em vários lugares diferentes, países diferentes? Fico mais tempo no escritório?

Para as pessoas que tem necessidade constante de locomoção o certificado A3 com dispositivo token. Por quê? Além de prático, porque é pequeno, é só inserir o token em uma porta usb e o sistema reconhece, desde que preparado para este tipo de dispositivo. Smart card, que pode receber o certificado A3 é mais complicado porque depende do leitor.

E o que o Br/OpenOffice tem haver com tudo isto? Tudo.

Certamente é o sistema de escritório mais preparado para trabalhar com certificados digitais, embora seus arquivos originalmente criados e certificados não sejam reconhecidos como "oficiais", principalmente pela justiça brasileira. O tipo de arquivo padrão para assinatura digital é o pdf. Mas para empresas que tenham o Br/OpenOffice instalado por padrão, arquivos criados e assinados digitalmente na origem, serão transcritos e reconhecidos normalmente, o que facilita e muito o gerenciamento eletrônico de documentos.

OBS.Salvo erro deste autor, a versão 2007 do Office da Microsoft assina o documento criado. Versões anteriores precisam de programas externos para assinar digitalmente um arquivo.